eSocial e expatriados não residentes: retroativo sem IRRF

Prezados,

Sou da área tributária, e vira e mexe aparece algumas consultas relacionadas ao E-Social e sempre fico perdida.

Gostaria de validar um entendimento relacionado ao eSocial e ao tratamento tributário de expatriados não residentes fiscais sujeitos à tributação de IRRF à alíquota de 25% (códigos de tributação 1X e 3X no S-1210).

O cliente está enfrentando situações em que há necessidade de reprocessamentos/ajustes retroativos de folha (ex.: férias recalculadas, reclassificação de rubricas, licença maternidade retroativa, lançamentos apenas de descontos etc.), porém sem geração de nova base de IRRF ou diferença de imposto.

Nesses cenários, o eSocial está rejeitando o S-1210 com a mensagem: “Forma de tributação inválida. Para os códigos [1X, 3X] deve existir informação relativa ao imposto retido na fonte.”

A dúvida é a seguinte:

Considerando que, para expatriados não residentes fiscais, o IRRF possui tributação exclusiva na fonte e é apurado no momento do efetivo pagamento, nos termos da Lei nº 7.713/1988, RIR/2018 e IN SRF nº 208/2002. Qual procedimento correto do lançamento? 

O procedimento correto seria simplesmente efetuar o pagamento complementar no mês corrente, com retenção do IRRF no momento do pagamento, sem necessidade de retroagir a folha ou realizar retificação retroativa da competência anterior nesses casos? 

Alguém já enfrentou esse comportamento específico do eSocial/S-1210 para expatriados 1X e 3X?

Agradeço desde já qualquer experiência prática ou entendimento sobre o tema.

Seja muito bem-vinda ao mundo das validações sistêmicas do eSocial! É super normal se sentir perdida nessa área, pois o eSocial cruza a legislação trabalhista com a tributária de forma extremamente rígida.

O seu entendimento sobre a legislação está perfeitamente correto, mas o eSocial esbarra em uma trava de validação estrutural (Regra 1941) no evento S-1210. 

Por que o eSocial rejeita o S-1210?
De acordo com o manual do desenvolvedor e os leiautes oficiais do eSocial, os códigos de tributação 1X (Rendimentos do Trabalho Assalariado) e 3X (Rendimentos do Trabalho não Assalariado) exigem obrigatoriamente a existência da tag de imposto de renda retido na fonte. www.gov.br

A regra do sistema funciona assim: se você declarou que a forma de tributação é residente no exterior sob esses códigos, o eSocial exige um valor de IRRF maior que zero. Quando você reprocessa uma folha retroativa apenas para ajustar rubricas, recalcular férias ou lançar descontos (sem alterar a base e sem gerar imposto), o S-1210 tenta subir zerado, gerando o Erro 1941 - Forma de Tributção inválida.

Qual é o procedimento correto?
Para evitar esse conflito técnico e manter a conformidade com a Instrução Normativa SRF nº 208/2002 e com o Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018), adote as seguintes práticas:

1. Evite reprocessar folhas retroativas para Ajustes Líquidos
- Regime de Caixa: Para o Não Residente Fical (NRF), a tributação é estritamente exclusiva na fonte e ocorre no momento do efetivo pagamento (regime de caixa). 
- Mês Corrente: O procedimento ideal e mais seguro é lançar as diferenças, complementos ou ajustes diretamente na folha do mês corrente.
- Retenção: Se houver valor a pagar, retém-se os 25% no pagamento atual. Se for apenas um ajuste interno de rubrica ou desconto sem reflexo em IRRF, o lançamento no mês corrente evita que você precise mexer em um S-1210 passado que já foi validado.

2. Como proceder se a retificação retroativa for obrigatória?
Se o cliente exigir que a competência passada seja retificada (ex: por questões de compliance ou auditoria trabalhista), você precisará contornar o erro do sistema usando uma das alternativas de parametrização abaixo:
- Mudar temporariamente o código de tributação no XML: Se o reprocessamento gerou um pagamento mas não há imposto retido (ex: pagamento de uma verba indenizatória ou isenta no exterior), o código de tributação no grupo infoPgtoExt não pode ser 1X ou 3X. Deve-se parametrizar o sistema de folha para enviar os códigos 4X (Rendimentos Isentos ou Não Tributáveis) ou 50 (Tributação Suspensa por Decisão Judicial), que aceitam valores de IRRF zerados. 
- Ajuste no Histórico de Receita de IRRF: Em softwares como Oculto0-HCM-eSocial-S-1210-Erro-1941-Forma-de-tributa%C3%A7%C3%A3o-inv%C3%A1lida-Para-os-c%C3%B3digos-1X-3X-deve-existir-informa%C3%A7%C3%A3o-relativa-ao-imposto-retido-na-fonte" target="_blank" rel="nofollow" class="redirect-link">Senior (HCM) ou Oculto7-RH-Linha-Datasul-eSocial-Erro-S-1210-expatriados-Forma-de-tributa%C3%A7%C3%A3o-invalida-Para-os-c%C3%B3digos-1X-30-deve-existir-informa%C3%A7%C3%A3o-relativa-ao-imposto-retido-na-fonte" target="_blank" rel="nofollow" class="redirect-link">TOTVS Datasul, esse erro costuma ocorrer porque o sistema tenta enviar múltiplos demonstrativos no mesmo S-1210. É necessário vincular corretamente o histórico de receitas do exterior à respectiva folha complementar ou ajustar a incidência de IRRF das rubricas alteradas para que o sistema entenda a isenção naquele cálculo específico. 

Resumo prático para o seu cliente
Oriente o cliente a priorizar o lançamento de complementos e ajustes no mês corrente. Mover folhas retroativas de expatriados não residentes aciona validações automáticas do eSocial que foram desenhadas assumindo que todo rendimento 1X/3X gera imposto retido.